Information über die Nutzung personenbezogener Daten im Rahmen der Besetzung freier Stellen

1. Weshalb erfolgt diese Information?

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Die Transparenz über die Datenverarbeitung ist ein zentrales Prinzip der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO), die ab dem 25. Mai 2018 anzuwenden ist. Ihre Daten werden von uns im Rahmen der Besetzung freier Stellen in Übereinstimmung mit der EU-DSGVO und weiteren gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz verarbeitet. Die Verarbeitung umfasst unter anderem die Erhebung, Speicherung, Nutzung, Veränderung und Löschung der Daten.

2. Wer ist für Ihre Daten verantwortlich?

Verantwortlich für Ihre Daten ist die Adversign Media GmbH, Immermannstr. 12, 40210 Düsseldorf.

3. Wer ist die zuständige Kontaktperson?

Diese Information entnehmen Sie bitte der jeweiligen Stellenausschreibung oder wenden sich an die Ihnen bereits bekannte Kontaktperson.

4. Wer ist die/der zuständige Betriebliche(r) Beauftragte(r) für den Datenschutz?

Herr Sebastian Neumann
Adversign Media GmbH
Immermannstr. 12
40210 Düsseldorf
Mail: datenschutz@viewneo.com

5. Wer ist die zuständige Aufsichtsbehörde?

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf

6. Wofür verwenden wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden ausschließlich zum Zweck der Kontaktaufnahme mit Ihnen und zur Entscheidung über die Besetzung freier Stellen verwendet.

a. Initiativbewerbung

Sofern Sie sich bei uns bewerben, ohne sich auf eine konkrete freie Stelle zu beziehen, nutzen wir Ihre Daten, um Ihnen passende freie Stellen anzubieten. Ihre Daten werden zu diesem Zweck in unserem IT-System gespeichert. Dieses nutzen wir für die Suche nach geeigneten Kandidaten für aktuell oder zukünftig ausgeschriebene Stellen. Ihre Initiativbewerbung können Sie jederzeit zurückziehen, indem Sie uns hierüber informieren.

b. Unternehmensinterne Weitergabe bei konkreter Bewerbung

Bewerben Sie sich auf eine konkrete freie Stelle bei uns, werden wir Ihre Daten nur für diese Stelle verwenden und diese dem zuständigen Vorgesetzten für die Bewerberauswahl zur Verfügung stellen. Wir werden Ihre Daten nur dann an andere Vorgesetzte, die ebenfalls geeignete freie Stellen haben, für die mögliche Besetzung dieser weitergeben, wenn Sie uns dazu hierfür zuvor Ihre Einwilligung erteilen. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen oder die Weitergabe beschränken.

7. Wie erheben wir Ihre Daten?

Wenn Sie uns Ihre Bewerbung zukommen lassen, speichern wir Ihre Daten in der Regel in unserem IT-System. Haben Sie Daten über sich in öffentlich zugänglichen Netzwerken oder Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt (z.B. Xing, LinkedIn) zur Verfügung gestellt, verarbeiten wir diese im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers eventuell ebenfalls. Sofern wir mit Personalvermittlern zusammenarbeiten, gehen wir davon aus, dass diese Ihre Daten mit Ihrer Zustimmung an uns weitergeben. In allen Fällen stammen die Daten direkt von Ihnen (Direkterhebung).

8. Welche Daten erheben wir von Ihnen?

• Stammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum)
• Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer, E-Mailadresse etc.)
• Ggf. Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis, Daten zur gesundheitlichen Eignung
• Bewerbungsdaten wie Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnisse, Empfehlungsschreiben und was Sie uns ggf. darüber hinaus zur Verfügung stellen und in Bewerbungsgesprächen mitteilen
• Bewerbungsfoto
• Vorstrafen, soweit dies wegen der ausgeschriebenen Tätigkeit erforderlich ist, z. B. bei Tätigkeit mit Vermögensverfügungsbefugnis
• Kontodaten in Fällen von Reisekostenerstattung
• im Einklang mit den jeweiligen Nutzungsbedingungen des Betreibers Daten, die Sie in öffentlich zugänglichen Online-Netzwerken oder -Plattformen mit beruflichem Schwerpunkt über sich zur Verfügung gestellt haben

9. Welche Daten müssen Sie angeben?

Um Ihre Bewerbung prüfen zu können, benötigen wir von Ihnen neben Ihren Stamm- und Kontaktdaten in jedem Fall personenbezogene Daten, die Aufschluss über Ihre Eignung für eine bestimmte Stelle geben (Bewerbungsdaten). Sofern nicht ausnahmsweise eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Beispiel: ärztliche Bescheinigung nach Jugendarbeitsschutzgesetz), entscheiden Sie selbst, welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen. Sofern Sie Sonderrechte für Schwerbehinderte im Bewerbungsverfahren in Anspruch nehmen möchten, können Sie Ihre Schwerbehinderung im Bewerbungsschreiben angeben.

10. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre Daten?

Ihre Daten verarbeiten wir zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen. Die zugehörigen Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Absatz 1 Buchstabe b (der mögliche Beschäftigungsvertrag), Buchstabe c (unsere rechtliche Verpflichtung) und Buchstabe a (Ihre Einwilligung) der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO). Das geltende Datenschutzrecht erlaubt uns in bestimmten Einzelfällen auch die Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen. Sofern wir die Verarbeitung hiermit begründen, werden wir Sie hierüber und über Ihr Widerspruchsrecht informieren. Weitere Rechtsgrundlagen ergeben sich für Deutschland aus Art. 88 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) in Verbindung mit § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

11. Wer hat Zugriff auf Ihre Daten?

Ihre Daten werden in jedem Fall nur berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Im Falle der unternehmensinternen Weitergabe gelten die unter 6a und 6b dargestellten Voraussetzungen. Die unternehmensweiten Stellenbesetzungsprozesse können darüber hinaus vorsehen, dass neben dem Vorgesetzten und der Personalabteilung, die die freie Stelle vergibt, Personal-Dienstleister und technische Dienstleister aus Fremdgesellschaften Zugriff auf Ihre Daten haben.

12. Wie wird der Zugriff auf Ihre Daten gesichert?

Wird ein externes Unternehmen als Dienstleister für uns tätig, ist dies durch vertragliche Vereinbarungen und Verpflichtung auf die Europäischen Datenschutzstandards gesichert. Eine Übermittlung an internationale Organisationen nehmen wir nicht vor.

13. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Ihre Daten werden bei uns solange gespeichert, bis Sie Ihre (Initiativ-) Bewerbung zurückziehen. Wird das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, ohne dass wir Sie einstellen, speichern wir Ihre Daten für weitere sechs Monate. Werden Sie bei uns eingestellt, übernehmen wir Ihre Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte.

14. Welche Rechte haben Sie?

Entsprechend der geltenden gesetzlichen Bestimmungen haben Sie das Recht,

• Auskunft über die Daten zu erhalten, die wir über Sie gespeichert haben,
• Berichtigung falscher Daten, die wir über Sie gespeichert haben, zu verlangen,
• Löschung der Daten über Sie zu verlangen, die wir nicht mehr länger über Sie bei uns speichern dürfen,
• einer Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen zu widersprechen,
• Ihre Einwilligung zu widerrufen,
• eine Kopie Ihrer bei uns über Sie gespeicherten Daten (ggf. in elektronischer Form) zu erhalten.

15. Wie machen Sie Ihre Rechte geltend?

Wenden Sie sich hierzu an Ihre jeweilige Kontaktperson im Bewerbungsverfahren. Im Falle der Berichtigung oder Löschung werden wir auch die Empfänger Ihrer Daten hierüber informieren.

Für weitere Fragen steht Ihnen der/die zuständige Datenschutzbeauftragte gerne zur Verfügung. Sollten Sie der Ansicht sein, Ihre Rechte würden nicht ausreichend gewahrt, so haben Sie die Möglichkeit, bei der zuständigen Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen.

16. Änderungen dieser Information

Sofern sich der Inhalt dieser Information ändert, stellen wir Ihnen die neue Fassung unter https://www.viewneo.com/de/company/careers oder über Ihre Kontaktperson zur Verfügung.